A administração de um condomínio não é uma tarefa simples: muitos itens para manutenção, atividades operacionais, gerenciamento de colaboradores, administração e contabilidade. Do mesmo modo, o síndico deve estar sempre atento e disposto a prover bem-estar e ótimo relacionamento entre os seus condôminos.
E para você não ficar perdido nesse trabalho, listamos no post de hoje 5 dicas para melhorar a qualidade da administração de condomínios, gerando economia e provendo mais conforto para os moradores. Descubra como a seguir!
Tenha paciência
A paciência é fundamental para todos os setores da vida, especialmente para desempenhar tarefas que envolvam as opiniões e necessidades de terceiros. Trata-se de prestar os serviços com ética, sendo firme e justo nas decisões, visando o que é melhor para o coletivo. Por isso, é fundamental sempre procurar soluções antes de achar culpados, principalmente em casos mais graves.
Outra dica é sempre comunicar com seus moradores sobre as regras do condomínio. Seja sempre equilibrado e sereno ao tratar com os condôminos sobre o que é certo e o que é errado quantas vezes for necessário.
Independente de qual for a situação, nunca tome atitudes no calor do momento. Ter calma te ajuda muito a administrar ocasiões que requerem sensatez.
Organize seu setor administrativo
Administrar finanças é algo complicado, principalmente quando você é responsável pelo financeiro de outras pessoas. Por isso, é preciso estar regular, ou seja, em dia com a parte financeira. Logo, deve-se acertar as seguintes pautas:
- Salário dos funcionários;
- Contas de água e luz;
- Impostos e taxas;
- Fornecedores.
Além do dinheiro, o administrador deve-se atentar sobre questões administrativas, como:
- Redação de atas e circulares para registrar todas as decisões e acontecimentos do condomínio;
- Representar o imóvel regularmente nos órgãos públicos e trabalhistas sempre que necessário;
- Emitir boletos bancários das taxas de condomínio;
- Selecionar e treinar funcionários para bom cumprimento das funções de zelo para com o prédio.
Contrate serviços para manutenção predial
As áreas comuns do prédio possuem uma série de detalhes a serem observados. O síndico precisa ter muita atenção na hora de contratar serviços para manter em ótimo estado esses espaços. Ele deve:
- Acompanhar a execução de obras realizados no condomínio;
- Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;
- Cotar empresas especializadas para serviços de manutenção.
No caso das obras, exija que a empreiteira identifique seus funcionários antes do início dos trabalhos. Solicite que cada operário use crachá com foto e alerte aos porteiros que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas para a segurança dos moradores.
Conte com assistência jurídica e contábil
O condomínio deve contar com o respaldo de um advogado e um contador para que o administrador evite quaisquer problemas em relação ao setor jurídico quando for representar o prédio.
Do mesmo modo, a assistência jurídica é fundamental para recolher, de forma justa, os encargos sociais como INSS, FGTS, PIS e contribuição sindical. Também auxiliam na prestação das guias do CAGED e RAIS para a Receita Federal e Ministério do Trabalho.
Prestação de contas
É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa prática deve ser obrigatória e periódica. O síndico deve ter tudo organizado e transparente para os moradores. Assim é dever ter:
- Caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca deixando-o no vermelho;
- Propor soluções para acabar com a inadimplência dos moradores;
- Realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de realizar algum tipo de serviço no prédio;
- Solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa.